準備推薦信實在是件勞心又勞力的事阿 Orz
必須一再強調的是，推薦信由於不只是一個人的事，
因此越早開始準備、越清楚準備時程，以及越能仔細耐心不厭其煩地跟推薦人溝通，
會是推薦信成不成功的關鍵。
所以我們先來看看準備推薦信的詳細時程吧!
1) 申請前一年 - 申請前半年 (ex.申請Fall 2012, 即2010.11-2011.5的時間點)
★ 試著尋找並確定好3~4封推薦函的來源
★ 時間允許的話，多拜訪可能的推薦人，並讓他知道你希望請他寫推薦函
2) 申請前半年 - 申請前三個月 (ex.申請Fall 2012, 即2011.5-2011.8)
★ 務必讓推薦人「得知」你要請他幫忙寫推薦函(越早越好)
★ 著手備齊要給推薦人的資料(後面會說明)
★ 若需要，開始寫推薦信的草稿
3) 申請前三個月 - 申請前一個月 (ex.申請Fall 2012, 即2011.8-2011.10)
★ 送資料給推薦者，跟推薦者保持良好的溝通
★ 登入申請網頁並填寫推薦人資料
4) 申請前一個月 - Deadline
★ 隨時注意相關email訊息
★ 常登入學校申請網頁查詢推薦函繳交進度
★ 若遲遲顯示沒有繳交，記得常去跟推薦人say hello
關於推薦函的繳交，大家常會很困惑，
是要寄紙本還是寄email給學校？
到底是要請教授彌封寄信給學校，
還是要請教授交給我們，我們再寄過去？
在網路發達之後，紙本的推薦函漸漸已經取消，
取而代之的是一種登入而上傳的方式；
當申請的學生在每個學校的application網頁上註冊帳號並登入後，
申請的系統，會要求學生輸入以下幾個重要的推薦人資訊(不同的學校有所不同，但大同小異)：
1) 推薦人姓名
2) 推薦人職稱
3) 推薦人email
4) 推薦人聯絡地址、電話
5) 推薦人服務機構
6) 與推薦人的關係
7) 是否放棄(waive)看這封推薦信的權利
前面幾項應該沒有太大的問題，
但放棄看推薦信的權利是啥？我們還可以看推薦信喔？
是的，根據美國的法規，
學生具有在入學後查閱教授推薦函的權利；
但如果你願意，可以選擇放棄的這樣的權利。
放不放棄會有很大的差別嗎？
基本上見仁見智，
學校在網頁上有些會註明並不會影響，
但因為你選不選擇放棄，對方在審查資料時會知道，
因此如果有審查的教授覺得這樣做並不公平，
或者這樣的話推薦內容並不可信，
申請也就吃虧了。
我個人的話，申請時是全部waive掉，
反正不管有沒有錄取，之後應該也不會在乎這個了。 XD
輸入推薦人的資料以後，
申請系統會自動寄出推薦信的索取通知(email形式)給推薦人。
有些學校在填寫完後會立刻寄出，
有些學校必須在你送出申請資料後才會寄出(如Berkeley)，
有些學校會給你網址，請你自行把網址複製給推薦人(如MIT)；
另外，有些學校提供紙本推薦函的選項，
有些學校講明了無論如何只接受線上上傳。
這部份務必要很小心查閱每個學校申請網頁的說明，
不然到時候一直怪教授沒有送出，
最後才發現原來是索取信根本就還沒寄出，就尷尬了 XD
教授收到索取信之後，
可以點擊信中的連結，將寫好的推薦信上傳到指定的地方，
過程基本上是不會太難操作的。
找推薦人，建議是越早去找越好，
如果可以的話，申請前半年時就可以詢問教授的意見。
根據我的經驗，基本上教授都會很願意幫忙，
因此一開始有學生去求推薦函，教授都會很慷慨地答應；
只不過到後來，希望寫信的學生越來越多，
教授發現自己時間實在是不夠用了，
這樣就算是跟教授很熟，也因為教授實在忙不過來只好拒絕。
盡量盡量在deadline三個月前，就一定要讓教授知道你希望找他。
早一點去找教授還有一個好處，
如果被教授拒絕了，可以趕快再找別的推薦人；
如果到了申請前一個月才找了第三個教授，然後又被拒絕，
就真的囧大了。 Orz
既然學校要求的是三封推薦信，
為什麼建議要找四位推薦人呢？
除了考慮到其他三位可能因突發狀況而沒辦法按時繳交，
就像前面講的，
雖然教授可以一稿多投，
但畢竟上傳推薦信也是一個動作，
況且每個學校的上傳方式又不盡相同，
因此如果找多一點教授，教授之間可以互相分擔推薦信的量(當然是自己要先分配好)。
這跟申請學校的數量也有很大的關係；
舉例來說，某學生A打算申請15所學校，
他總共會需要15*3=45封推薦函；
如果他能找到四位教授幫他寫推薦函，
那麼每位教授就只需要負擔45/4=11.25封的量，
如果能再多找到一位，每位就只要負擔9封，
教授們也就會比較願意幫忙了。
(一般教授希望數量能控制在十封上下...但一般學生會申請超過這個數量XD)
再來，推薦人應該要怎麼找呢？要從哪裡找？
1) 如果曾經修過專題，有過研究的經驗，
那麼指導教授的推薦信一定是首選；
因為在寫SOP的時候，勢必會寫到研究的經驗，
此時如果能有指導教授的推薦函來作內容上的證實，
就會給力許多。
但如果跟教授的關係沒有處理得很好，
那就要仔細考慮還要不要請他寫了。 XD
2) 身為大學生，修過四年的大學課程，
找出一些修課成績不錯的課程教授，
也是一個很好的方法。
假設有某幾科很認真，或運氣很好(XD)拿到9X，
就算是全班有一半90分以上，
成績單送過去，對方也只看得到你的成績；
因此只要教授願意寫幫你寫，
也會是很不錯的加分。
當然如果能夠在某堂課修到全班前幾名，
請教授加上名次，說服力會更強一些。
3) 如果參加校外活動，獲得一些佳績或成就，
也可以請主辦這個比賽的評審或業師幫忙著墨，
不過前提是一定要有實實在在的一些內容可以寫，
而不是只是空泛的名次而已。
4) 如果都還是找不到的話，
導師、社團的指導老師等等，也都可以試著找找。
如果是學術研究導向的學位(MS, PhD)，
基本上學校都會希望至少兩封是學術上曾經指導過的教授來寫推薦函，
因為畢竟之後主要要做的事就是修課跟研究，
因此闡述學生這兩項能力的推薦函，會顯得有重量許多。
如果情況許可，三封推薦函可以試著請推薦人以不同的方向切入，
例如一封寫研究經驗，一封寫修課成績，一封寫課外活動領導經驗等等，
來呈現出自己多方面的能力。
拜訪教授，表示希望請教授幫忙寫推薦函之後，
為了方便教授的作業，以及確保該寫的都有寫到，
一般會準備一份完整易於查閱的資料給教授做參考(紙本 or PDF檔，看教授喜好)。
應該要準備哪些資料呢？
以下這些供大家參考，可以視自己的狀況做加減；
1) 目錄
寫清楚這份文件裡面有哪些東西及頁數。
2) 一封給推薦人的感謝信&說明
這封信裡面除了跟推薦人表示感謝，
也寫清楚這份文件應該要怎麼閱讀，
哪些資料是最重要的，哪些參考就好。
如果有一些特別事項需要提醒的，也在信中提醒推薦人。
3) 申請表格，包括學校的清單、每個學校的申請學位、截止日期
這份表格非常非常重要，
要寫清楚究竟要申請哪些學校、每個學校各別的系所及學位，
建議可以用截止日期排序，哪些學校比較急便一目了然。
順帶一提的是，
有些推薦人在一時忙碌的情況下，可能一不小心就拖過去了，
所以可以考慮把寫在表格上的deadline提前幾天，
這樣多多少少都還有緩衝的時間。
(有些教授一定要事到臨頭才會開始緊張...這招就管用了 Orz)
4) 推薦信大綱摘要
由於教授每年的學生都不少，
因此這篇可以用做為教授推薦函的導引，
提醒教授你做過什麼樣的事情；
你希望教授寫下去的一些重要資訊，
在這份摘要裡可以條列式列出(越清晰越簡單越好)；
例如排名第幾、學期成績幾分、得獎名次、豐功偉業等等...
千萬不要漏寫自己最輝煌的事跡！
5) 推薦信草稿(若必要)
部分教授會希望同學先打個推薦信草稿，
教授做修改之後就直接傳上去。
此時當然就是模擬教授的角度來寫，
把曾經的研究合作經驗，或修課的經驗真實並正向地寫下。
寫推薦函的技巧，網路上跟留學版都有很多資訊可以參考，
在這邊就不多提，
不過可以把握的原則，是用實例代替空泛的形容詞，用量化的資訊代替定性的敘述。
6) CV & SOP
CV也就是個人的履歷，
而SOP是個人目的陳述，
要提醒大家的是由於教授可能沒有時間看那麼多，
因此可以用螢光筆畫下希望教授一定要看，比較重要的幾句話；
例如在教授指導下的研究或修課；
這部分在接下來的文章會跟大家做些介紹。
7) 中英文成績單
同樣地把曾經修過教授的課的課名及成績，
用螢光筆畫線起來，讓教授一看就知道是哪一個。
8) TOEFL & GRE 成績單
一樣用螢光筆畫線囉。
9) 教授指導下寫的論文
讓教授記得你做過的相關研究是什麼！
10) 相關報告or作業
附上這些資料時，
記得圍繞著「必須提到的重點」、「方便推薦人閱讀」、「減少推薦人的麻煩」這些事情，
以最簡單的方式達到最大的功效。
下一篇，我們來研究一下SOP到底是什麼，以及如何把他寫到最好。
